Beaucoup de personnes confondent assistant IA avec assistant virtuel. Dans le premier cas, on est assisté d’une intelligence artificielle comme ChatGPT d’OpenAI (qui fait le buzz en ce moment), tandis qu’avec un assistant virtuel, on est épaulé par un humain qui peut travailler à l’autre bout de la terre… ou même dans votre ville, mais il est donc à votre service à distance. Mais concrètement, qu’est-ce qu’un assistant virtuel ? Comment ça marche au quotidien ? Quel type de tâches lui délègue-t-on ? On fait le point.
Qu’est-ce qu’un assistant virtuel ? Définition
Un assistant virtuel est un travailleur à distance qui vous apporte un soutien administratif à vous et à votre entreprise, généralement à temps partiel. Il peut effectuer des tâches dont un assistant administratif se chargerait normalement, comme planifier des rendez-vous, passer des appels téléphoniques, organiser des voyages ou répondre à vos emails. Ils travaillent souvent en tant qu’entrepreneurs indépendants, freelances, bien que certains soient engagés comme travailleurs à distance à temps plein. Des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs font appel à des assistants virtuels : pas seulement les entrepreneurs du numérique, mais également les taxis indépendants, les coachs sportifs, les entrepreneurs du BTP…
En résumé, les assistants virtuels sont des travailleurs indépendants qui aident aux tâches administratives, au développement commercial, à la gestion des réseaux sociaux, au marketing ou à d’autres tâches. En prenant en charge les tâches répétitives et le travail administratif, ils offrent une certaine liberté aux gérants de petites entreprises, aux entrepreneurs et aux gestionnaires. Ils sont très complémentaires avec les RPA, cette automatisation des processus assistée par des robots.
Pour les entreprises proposant des produits ou des services, et souhaitant se doter d’un support en ligne, voire d’une équipe SAV, les assistants virtuels peuvent être la première étape pour aiguiller clients qui cherchent de l’aide pour résoudre un problème ou un moyen de donner leur avis. Les assistants virtuels peuvent répondre aux questions de base et habituelles ou peuvent fournir des didacticiels ou l’accès à des foires aux questions. S’ils ne parviennent pas à aider un client, ils peuvent le transmettre à la personne compétente de l’entreprise.
Quel type de tâches pouvez-vous lui déléguer ?
Il est important de se demander ce que signifie déléguer : selon le type de profil que vous êtes, vos souhaits en matière de délégation de tâches vont différer par rapport à d’autres. En réalité, si vous vous intéressez aux assistants virtuels, c’est que vous avez besoin de quelqu’un qui vous laissera faire uniquement ce que vous ne pouvez faire que vous-même : votre matière grise, votre expertise, votre savoir-faire. Pour le reste, l’assistant(e) peut tout à fait vous décharger de cela, surtout que ces personnes sont à l’aise à l’idée de travailler de manière indépendante.
Mais quelles sont les tâches qui peuvent être entièrement déléguées aux assistants virtuels ? En réalité, tout ce qui est répétitif et à faible valeur ajoutée doit pouvoir être délégable à votre assistant :
- saisir manuellement des données de vente dans un tableau de bord ;
- répondre à des mails sur une boite « contact@nomdesociete.com » et dispatcher les demandes selon l’intérêt (filtrer les prospections commerciales, les demandes de SAV, les relances etc) ;
- créer une liste de prospects ou de clients et la maintenir à jour selon l’évolution des demandes ;
- enrichir un CRM régulièrement ;
- répondre aux appels téléphoniques d’un numéro de téléphone de type standard ;
- programmer des rendez-vous téléphoniques ou physiques selon le planning prévu et les disponibilités de l’interlocuteur ;
- rédiger des contenus web sur votre site internet ;
- maintenir à jour votre boutique en ligne (création de fiches produits) ;
- répondre aux questions des consommateurs sur un chat en ligne ;
- animer vos réseaux sociaux en postant régulièrement des nouveaux messages…
En résumé, il existe une multitude d’éléments qu’on peut confier en externe à son bras droit virtuel, et qu’on ne peut pas réellement demander à une intelligence artificielle. Ici, déléguer signifie confier des tâches et des responsabilités à un assistant virtuel. C’est un processus par lequel vous accordez à quelqu’un l’autorité et le contrôle sur certaines tâches dans votre entreprise afin d’atteindre certains objectifs tels que la productivité et l’efficacité. Il faut juste s’assurer que l’assistant virtuel soit correctement formé à vos procédures, possède les compétences nécessaires pour ce que vous en attendez.