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La Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur est une méthode de gestion effectuée à l’aide d’un progiciel de GMAO, en vue de gérer les tâches de maintenance d’une entreprise, d’une collectivité territoriale ou d’une administration.
La gestion de maintenance assistée par ordinateur, souvent abrégée en GMAO, est une méthode de gestion assistée d’un logiciel destiné aux services de maintenance d’une entreprise afin de l’aider dans ses activités. Au même titre que les logiciels CRM pour fluidifier la relation client, l’outil GMAO est un logiciel spécialisé qui a pour but de faciliter la réalisation des missions d’un service, de maintenance, de permettre la gestion et le pilotage de la fonction de maintenance.
Les fonctionnalités principales d’un logiciel de GMAO
Une GMAO vise en premier lieu à assister les services de maintenance des entreprises dans leurs missions. Un service de maintenance, selon la définition de l’AFNOR, cherche à maintenir ou à rétablir un bien (équipement) dans un état spécifié afin que celui-ci soit en mesure d’assurer un service déterminé. Une GMAO peut également être utile dans d’autres services de l’entreprise, comme la production ou l’exploitation (afin de fournir des informations sur l’état des équipements), ainsi que la direction financière ou générale de l’entreprise, en fournissant des indicateurs facilitant les prises de décisions en matière de renouvellement de parc.
Les fonctions les plus courantes de ces progiciels sont :
- la gestion des équipements : inventaire des équipements, localisation, gestion d’information dédiée par type d’équipement (production, bâtiments, véhicules, réseaux, ordinateurs) ;
- la gestion de la maintenance : corrective (avec OT : ordre de travaux, ou BT : bon de travaux, ou ODM : ordre de maintenance), préventive (systématique, conditionnelle, prévisionnelle) ; ce module comporte souvent des fonctionnalités ouvertes à des utilisateurs au-delà du service de maintenance, comme une gestion des demandes d’intervention (DI), permettant à toute personne autorisée de l’entreprise de signaler une anomalie devant être prise en considération par la maintenance ;
- la gestion de la mise en sécurité des installations pour les travaux de maintenance : consignation, centralisation, autorisation de sécurité, déconsignation pour permettre le verrouillage optimal d’une installation pendant des opérations de maintenance ;
- la gestion des stocks : magasins, quantités minimum ou maximum de réapprovisionnement, analyse ABC, listes de sélection (pick-lists), référencement et recherche, articles de rechange, catalogue fournisseurs ;
- la gestion des achats : de pièces détachées ou de services (sous-traitance, forfait ou régie), cycle devis, demande d’achat, commande, réception et retour fournisseur, facturation ;
- la gestion du personnel et le planning : activités, métiers, planning de charge, prévisionnel, pointage des heures ;
- la gestion des coûts et budget : de main-d’œuvre, de stocks, d’achat, de location de matériel, préparation des budgets, suivi périodique, rapports d’écart ;
- Indicateurs clés de performance (key performance indicators : KPI) : cockpit de pilotage ou tableau de bord pour le manager (requêtes de base de données concernant des statistiques, des alertes) .
D’autres fonctionnalités existent : gestion de l’inspection, métrologie, normes (transport, VRM), code-barres, lien avec un SIG, matériel mobile (PDA, pocket PC), télésurveillance (analyse vibratoire, infra-rouge).
De plus, la GMAO est généralement la seule application de l’entreprise ayant une description complète et technique de l’ensemble des équipements de celle-ci. Ce constat a amené progressivement certaines GMAO à proposer des fonctionnalités s’appuyant sur cette connaissance des équipements, mais sortant du cadre de la maintenance au sens strict. On peut citer par exemple le suivi de certaines réglementations (ATEX dans l’industrie, contrôle technique de véhicule, matériovigilance dans les hôpitaux…), ou la gestion de certains processus métier liés aux équipements (suivi des consommations dans les transports, gestion des plans dans le bâtiment…).
L’ajout de ces fonctionnalités a amené les éditeurs à parler de plus en plus de logiciels de gestion des biens d’équipement (asset management) pour souligner que leurs applications avaient vocation à être utilisées bien au-delà du service de maintenance.
Quels secteurs d’activité ont recours à des outils de GMAO ?
Tous les secteurs d’activité qui ont des équipements à maintenir sont potentiellement concernés par l’exploitation d’un outil de GMAO. On peut ainsi citer les secteurs :
- de l’industrie (automobile, pharmaceutique, etc.),
- de la production, de la maintenance corrective et préventive,
- de l’énergie (gaz, pétrole, électricité, etc.),
- des transports (routier, ferroviaire, aérien, transports publics, etc.),
- médicaux (hôpitaux, cliniques, etc.),
- de l’immobilier (HLM, locatif, d’entreprise et sièges sociaux, moyens généraux, etc.),
- de la grande distribution,
- des collectivités locales (communauté urbaine, agglomération, aéroport, etc.),
- des travaux publics,
- des télécoms (gestion des équipements réseau, des datacenters etc),
Quels sont les logiciels de GMAO ?
Voici une sélection de logiciels GMAO connus dans leurs secteurs respectifs :
- Altair : solution immobilier ou pour entreprise technique
- DI4Pro : solution d’entreprise
- AllMaint : solution d’entreprise
- Infor : solution d’entreprise
- Navtrax : solution pour le médical / laboratoire
- Mobility Work : solution pour l’industrie
- Coswin 8i : solution pour le secteur médical
Quels sont les avantages de recourir à un logiciel GMAO ?
Maintenant que vous avez compris l’utilité d’une GMAO (plus d’infos), voyons pourquoi ils sont de redoutables alliés. En effet, ce type de logiciel permet de bénéficier de nombreux avantages que nous allons vous décrire, en partie, ci-dessous.
Tout d’abord, ils permettent un gain de temps considérable. En effet, ce logiciel de gestion pourra automatiquement organiser les tâches répétitives. Cela permet donc d’économiser du temps et libérer de nombreux collaborateurs pour cette tâche longue et fastidieuse.
Ensuite, ces logiciels permettent d’économiser de l’argent. En effet, ces logiciels vont permettre une meilleure maîtrise des budgets alloués aux projets en anticipant les dépenses et ainsi planifier les sorties d’argent à l’avance. Logiquement, cela permet aussi de rendre un compte rendu transparent des sommes dépensées et donc cela permet de tracer l’ensemble des dépenses tout au long des différentes interventions. Par ailleurs, grâce à toutes ces données tracées, cela permet aussi d’effectuer des analyses statistiques.
Du côté humain, cela permet d’améliorer la coordination et l’entente entre les différents acteurs partis au projet. Plus encore, tous les protagonistes ont une vue d’ensemble sur les tâches réalisées et à venir.